Zoals de meeste kantoorwerkers wel weten is classificatie met ringbanden een essentieel maar zwaar onderschat klusje.
Er kruipt ook heel wat tijd in. Deze tijdsinvestering is echter noodzakelijk om later een document snel terug te vinden. Het is ook heel belangrijk een uniform systeem aan te houden. Concreet betekent dit vooral om vooral hetzelfde type van ringmap te gebruiken. Dit laat toe om hetzelfde hulpmateriaal (vb perforator, plastic hoesjes,…) te gebruiken, waardoor wordt bespaard op tijd en kantoormateriaal.
A4 ringmappen
Het aankoopbeleid van ringbanden is dus niet iets om licht over te gaan. Er bestaan vrij veel types en formaten van ordners, maar het meest gebruikt is de A4 map uit kunststof met 2 ringen. Dit komt met een metalen sluiting dat ofwel funtioneert met een klepje ofwel een magneetje. Maar zoals eerder gezegd, indien u al een ander systeem gebruikt is het toch beter om bij hetzelfde systeem te blijven, tenzij u een volledig nieuw systeem introduceert dat het voorgaande vervangt.
Esselte ringbanden
Enkele veelgekozen merken van ringbanden zijn Esselte, Smead en Elba. Wat betreft ringmappen van hetzelde formaat zijn deze hoofdzakelijk inwisselbaar. Aangezien er verschillende kleuren beschikbaar zijn kan het handig zijn de kleuren te gebruiken voor uw classificatieprocedure. Zo kunt u bijvoorbeeld één bepaald kleur gebruiken per thema, of per jaargang.
U moet dus niet blijven bij hetzelfde merk, maar bij hetzelfde systeem en kleurenpalet.
Aankoop in bulk
De prijzen van deze merken van ringbanden liggen trouwens niet zo ver uit elkaar. Toch vindt u ze goedkoper bij de ene leverancier dan bij een andere. Kies dus voor de leverancier met de beste voorwaarden en waar u het meeste voordeel doet bij een aankoop in bulk. Online vindt u hierover meer informatie op de websites van de verschillende aanbieders.
Een online aankoop biedt trouwens niet alleen voordelen wat betreft prijsvergelijking, maar ook wat betreft assortiment, transportkosten en tijdsbesparing.
Andere classificatiemethodes
Zoals gezegd is de A4 ringband het populairste classificatiemiddel voor documenten. Dit betekent natuurlijk niet dat u geen schuifmappen, kartonnen mapjes, vouwmappen, hangmappen of opbergdozen mag gebruiken. De ringmappen zelf kunnen het etiket trouwens zowel op voorzijde als aan de zijkant hebben, evenals bijkomende plastic hoesjes. Wanneer u al deze elementen bepaald heeft kunt u overgaan tot aankoop overgaan van ringmappen die perfect aansluiten bij uw classificatienoden.